Plan anual de implementación
Introducción
Un plan anual de implementación es un plan que describe exactamente cómo va a alcanzar sus objetivos para el año, y quién en su equipo es responsable de esos resultados. Vincula las metas y objetivos estratégicos con las metas y objetivos tácticos. Describe los hitos, las condiciones de éxito y explica cómo o qué parte del plan estratégico se pondrá en marcha durante un determinado período operativo. También incluye la elaboración del presupuesto.
Por qué
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Esta caja de herramientas es relevante para Usted cuando su organización:
- tiene un plan estratégico para los próximos años y necesita desglosarlo en un plan trimestral detallado para el próximo año.
- necesita planificar el año siguiente y establecer objetivos claros para su consecución.
- necesita presupuestar las actividades previstas.
Qué puede esperarse
En ocho pasos, esta caja de herramientas le ayudará a crear un plan de implementación anual (con presupuesto) para su organización de forma sencilla y fácil. Aquí encontrará una guía paso a paso, herramientas, ejemplos y otros recursos para elaborar este plan.
Paso 1: Iniciación y revisión
La guía paso a paso puede imprimirse en la última página de la sección 'Conocimiento'. Para llegar allí, hay que pasar por cada paso haciendo clic en la flecha negra situada en la parte superior, al lado del título.
- Revise las estrategias y objetivos actuales de la organización, posiblemente a partir de su plan estratégico o plurianual. Los líderes y los miembros del equipo deben trabajar juntos en el plan de implementación anual para promover la apropiación y la colaboración.
- Considere:
- Problemas y oportunidades
- Lo que se hizo el año pasado y que debería continuar este año
- Nuevos objetivos para el año
- Nuevas oportunidades que han surgido
- Para hacerse una idea de lo que puede contener un plan de implementación anual, vea este vídeo sobre los elementos que debe contener un plan anual de trabajo:
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Paso 2: Declaración de visión
- Defina una declaración de objetivos de la organización para el próximo ejercicio.
- Consulte la misión y la visión generales de su organización como guía.
- Cree objetivos para cada área prioritaria, por ejemplo:
- Calidad y Eficiencia (Programas)
- Reconocimiento externo (Marketing)
- Financiero (Recaudación de fondos y Presupuesto)
- Resultados satisfactorios (Seguimiento y Evaluación)
- Adquisición y retención de talentos y socios (RRHH y Programas)
Paso 3: Definir objetivos y actividades
- Defina de uno a tres objetivos en cada área prioritaria para alcanzar la visión.
- Para cada objetivo, identifique de una a cuatro actividades que deban llevarse a cabo para alcanzarlo.
- Enumere las actividades cronológicamente por cada trimestre de un año.
- Las actividades deben ser específicas, realistas, con objetivos medibles y con una clara relación con el objetivo (por ejemplo, si el objetivo es "conseguir cuatro nuevos socios", la actividad podría ser "llegar a diez posibles socios" cada trimestre).
Paso 4: Asignación de recursos
- Identifique los recursos (financieros y humanos) necesarios para cada actividad en la consecución de los diferentes objetivos.
- Los objetivos de recaudación de fondos también forman parte de un plan de implementación anual.
- Asigne responsabilidades a los distintos miembros del personal o equipos.
Paso 5: Creación del flujo de caja
- Consulte el plan de implementación anual para crear el flujo de caja del año.
- El flujo de caja se basará en los recursos financieros asignados a las diferentes actividades.
- El flujo de caja tendrá un fuerte vínculo con el presupuesto del año.
Paso 6: Distribución
- Presente el plan de implementación anual a sus equipos para que le den su opinión. Es importante contar con el compromiso de todos los miembros del personal para alcanzar los objetivos.
- Presente el plan a su junta directiva para que lo apruebe.
- Distribúyalo a todos los miembros del personal. Asegúrese de que todos sientan la responsabilidad colectiva de cumplir los objetivos.
- Un método es celebrar un taller intensivo para presentar el plan y obtener las aportaciones de todos los miembros del personal.
Paso 7: Identificar las áreas críticas
- Identifique las áreas más críticas para la organización. Se trata de las áreas más prioritarias y/o que requieren más recursos.
- Esto permitirá a los directivos asignar personas y tiempo para apoyar las actividades en esas áreas durante el año.
- ¿Qué áreas críticas son vulnerables? Piense en estrategias o actividades alternativas que puedan servir de apoyo (mitigación de riesgos).
Paso 8: Seguimiento y revisión
- Establezca un calendario de revisiones internas (mensuales o trimestrales) con todo el equipo para hacer un seguimiento del estado de las actividades clave y de los avances hacia los objetivos.
- Haga los ajustes necesarios y comuníquelos a las partes interesadas.
Clave del éxito
- Para que el plan de implementación anual funcione es necesario que los líderes y el personal se identifiquen con él.
- Los objetivos deben ser SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas, Oportunos).
- El plan de implementación anual debe utilizarse con flexibilidad: cuando sea necesario, puede que tenga que cambiar las actividades debido a los cambios en sus comunidades o en el sector.
Desafíos
- Las expectativas y los resultados pueden ser demasiado ambiciosos o poco realistas, lo que provoca la insatisfacción del personal y de los donantes.
