Introduction

Un plan de mise en œuvre annuel est un plan qui décrit précisément comment vous comptez atteindre vos objectifs pour l'année et qui, au sein de votre équipe, est responsable de ces résultats. Il relie les buts et objectifs stratégiques aux buts et objectifs tactiques. Il décrit les étapes importantes, les conditions de réussite et explique comment ou quelle partie d'un plan stratégique sera mise en œuvre au cours d'une période opérationnelle donnée. Il comprend également la budgétisation.

Pourquoi

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Cette boîte à outils est pertinente pour votre organisation si :

• elle dispose d'un plan stratégique pour les prochaines années et doit le décomposer en un plan trimestriel détaillé pour l'année à venir ;
• elle doit planifier l'année à venir et fixer des objectifs clairs à atteindre ;
• elle doit établir un budget pour les activités prévues.

La finalité

En huit étapes, cette boîte à outils vous aidera à élaborer de manière simple et facile un plan de mise en œuvre annuel (avec budget) pour votre organisation. Vous trouverez ici un guide étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour élaborer ce plan.

Étape 1: Introduction et révision

• Examinez les stratégies et les objectifs actuels de l'organisation, éventuellement à partir de votre plan stratégique ou pluriannuel. Les dirigeants et les membres de l'équipe doivent collaborer à l'élaboration du plan de mise en œuvre annuel afin de favoriser l'appropriation et la collaboration.
• Prenez en considération :
• Les problèmes et les opportunités
• Ce qui a été accompli l'année dernière et qui devrait être poursuivi cette année
• Les nouveaux objectifs pour l'année
• Les nouvelles opportunités qui se sont présentées
• Pour avoir une idée du contenu d'un plan de mise en œuvre annuel, veuillez consulter cet exemple illustratif du plan annuel de l'école primaire de Maliksi (Philippines) :

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Vous pouvez sous-titrer cette vidéo en anglais. Cliquez sur les paramètres (la roue) en bas à droite, puis sur 'Sous-titres' et continuez à cliquer jusqu'à ce que vous voyiez 'Traduction automatique'. Vous pouvez alors choisir le français dans la liste des langues.

Étape 2: Énoncé de vision

• Définissez une déclaration de vision des objectifs de l'organisation pour l'exercice financier à venir.
• Utilisez la mission et la vision globales de votre organisation comme guide.
• Définissez des objectifs pour chaque domaine prioritaire, par exemple :
• Qualité et efficacité (programmes)
• Reconnaissance externe (marketing)
• Finances (collecte de fonds et budget)
• Résultats positifs (suivi et évaluation)
• Acquisition et fidélisation des talents et des partenaires (RH et programmes)

Étape 3: Déterminez les objectifs et les activités

• Déterminez un à trois objectifs dans chaque domaine prioritaire à atteindre afin de concrétiser la vision.
• Pour chaque objectif, identifiez une à quatre activités qui doivent être mises en œuvre pour l'atteindre.
• Énumérez les activités par ordre chronologique pour chaque trimestre de l'année.
• Les activités doivent être spécifiques, réalistes, avec d'objectifs mesurables et clairement liées à l'objectif (par exemple, si l'objectif est 'trouver quatre nouveaux partenaires', l'activité pourrait être 'contacter dix partenaires potentiels'chaque trimestre).

Étape 4: Attribution des ressources

• Identifiez les ressources (financières et humaines) nécessaires à chaque activité dans la poursuite des différents objectifs.
• Les objectifs de collecte de fonds font également partie du plan de mise en œuvre annuel.
• Attribuez les responsabilités aux différents membres du personnel ou équipes.

Étape 5: Création du flux de liquidités

• Référez-vous au plan de mise en œuvre annuel pour créer le flux de liquidités pour l'année.
• Le flux de liquidités sera basé sur les ressources financières allouées aux différentes activités.
• Le flux de liquidités sera étroitement lié au budget de l'année.

Étape 6: Diffusion

• Présentez le plan de mise en œuvre annuel à vos équipes afin de recueillir leurs commentaires. Il est essentiel d'obtenir l'engagement de chaque membre du personnel afin d'atteindre les objectifs fixés.
• Soumettez le plan à votre conseil d'administration pour approbation.
• Diffusez-le à l'ensemble du personnel. Assurez-vous que chacun se sente collectivement responsable de la réalisation des objectifs.
• Une méthode consiste à organiser un atelier intensif pour présenter le plan et recueillir les commentaires de tous les membres du personnel.

Étape 7: Identifiez les domaines critiques

• Identifiez les domaines les plus critiques pour l'organisation. Il s'agit des domaines qui sont prioritaires et/ou qui nécessitent le plus de ressources.
• Cela permettra aux responsables d'affecter du personnel et du temps pour soutenir les activités dans ces domaines au cours de l'année.
• Quels sont les domaines critiques vulnérables ? Réfléchissez à des stratégies ou activités alternatives qui pourraient apporter un soutien (atténuation des risques).

Étape 8: Suivi et révision

• Définissez un calendrier pour les révisions internes (mensuelles ou trimestrielles) avec l'ensemble de l'équipe afin de suivre l'état d'avancement des activités clés et la progression vers les objectifs.
• Apportez les ajustements nécessaires et communiquez-les aux parties prenantes.

Clé de réussite

• L'adhésion des dirigeants et du personnel est essentielle pour assurer le bon fonctionnement du plan de mise en œuvre annuel.
• Les objectifs doivent être SMART ( Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, définis dans le Temps) .
• Le plan de mise en œuvre annuel doit être utilisé de manière flexible : si nécessaire, vous devrez peut-être modifier certaines activités en raison de changements dans vos communautés ou votre secteur.

Défis

• Les attentes et les résultats peuvent être trop ambitieux ou irréalistes, ce qui peut conduire à l'insatisfaction du personnel et des donateurs.