Es importante documentar con precisión los procesos administrativos para garantizar que todos los sigan. Estos documentos son una excelente herramienta de iniciación para los nuevos empleados.
El proceso de establecimiento o revisión de los sistemas administrativos debe realizarse con la participación del personal pertinente para garantizar que sea relevante y útil para ustedes.
Todo debe ser lo más sencillo posible, ya que es posible que no haya personal a tiempo completo para manejar los sistemas. Más adelante se pueden establecer sistemas administrativos más sofisticados.
Desafíos
Es posible que no haya personal administrativo a tiempo completo disponible.
Los líderes y demás miembros del personal deben sentirse involucrados en la realización de las tareas administrativas.
Configuración de sistemas administrativos
Introducción
Los sistemas administrativos se refieren a los sistemas y procesos de archivo y mantenimiento de registros, correspondencia de oficina, gestión de visitas y llamadas telefónicas, comunicación interna, gestión financiera y otras tareas administrativas. Todos los miembros del personal deben comprender y seguir estos sistemas para garantizar el buen funcionamiento de su organización.
Esta caja de herramientas es útil para su organización cuando:
necesita establecer un sistema administrativo básico.
desea mejorar el sistema administrativo existente para ser más eficiente y utilizar el tiempo de las personas de manera eficaz.
Qué puede esperarse
En seis pasos, esta caja de herramientas le guía en la implementación o mejora de uno o varios sistemas administrativos en su organización. Aquí encontrará una guía paso a paso, herramientas, ejemplos y otros recursos para configurar sistemas administrativos.
Paso 1: Reunión de planificación con el equipo
Discuta con los líderes y el personal clave la necesidad de contar con sistemas administrativos eficientes.
Identifique quiénes en la organización ayudarán a establecer los sistemas administrativos básicos o a evaluar y mejorar los sistemas actuales.
Identifique quién será responsable de mantener el sistema en funcionamiento. Trabaje en estrecha colaboración con esa persona para desarrollar los sistemas.
Acuerde que se impartirá una formación una vez que los nuevos sistemas administrativos estén en funcionamiento.
Vea este vídeo para comprender la función de la administración en una ONG:
Para activar los subtítulos, haga clic en configuración (la 'rueda') y, a continuación, en 'Subtítulos' una o varias veces hasta que vea 'Traducción automática', donde podrá seleccionar el español en una lista de idiomas.
Trabaje en estrecha colaboración con el personal para comprender las prácticas actuales e identificar áreas de mejora y deficiencias.
Decida qué procesos será necesario desarrollar y establecer.
Paso 3: Desarrollo de sistemas
Discuta con el líder y el personal qué procesos deben seguirse en cada área organizativa (por ejemplo, gestión de visitantes, comunicaciones externas/internas de la oficina, archivo y mantenimiento de registros y gestión financiera). Para evaluarlos con mayor profundidad, puede utilizar las herramientas Sistema central de archivo o Comunicación interna de la oficina disponibles en el sitio web de Change the Game Academy (ambos en inglés).
Si es posible, cree plantillas para estandarizar determinados procesos (por ejemplo, código telefónico, respuestas tipo por correo electrónico, etc.).
Paso 4: Documentación
Documente todos los procesos en un manual breve para facilitar el uso del sistema. El manual debe ser fácil de entender tanto para los empleados actuales como para los nuevos.
Paso 5: Formación
Forme al personal sobre cómo utilizar el sistema.
Presente el manual como guía para todas las personas involucradas en los procesos administrativos.
Asigne funciones y responsabilidades claras a las diferentes personas involucradas.
Paso 6: Seguimiento
Apoye al personal de la organización en la implementación de los nuevos sistemas administrativos. La ejecución de un nuevo sistema requerirá un período crítico de aproximadamente tres meses, durante el cual la organización deberá realizar un gran esfuerzo para aprender y adherirse a las nuevas formas de hacer las cosas.
Realice un seguimiento periódico y motive al personal para asegurarse de que no abandonen el nuevo sistema y vuelvan a las prácticas antiguas.
Clave del éxito
Es importante documentar con precisión los procesos administrativos para garantizar que todos los sigan. Estos documentos son una excelente herramienta de iniciación para los nuevos empleados.
El proceso de establecimiento o revisión de los sistemas administrativos debe realizarse con la participación del personal pertinente para garantizar que sea relevante y útil para ustedes.
Todo debe ser lo más sencillo posible, ya que es posible que no haya personal a tiempo completo para manejar los sistemas. Más adelante se pueden establecer sistemas administrativos más sofisticados.
Desafíos
Es posible que no haya personal administrativo a tiempo completo disponible.
Los líderes y demás miembros del personal deben sentirse involucrados en la realización de las tareas administrativas.
